فرآیند یا Process چیست؟ (قسمت دوم)
در مقاله قبلی درباره فرایند فروش و سه مرحله اول آن که مربوط به پیگیری سرنخ ها بود توضیح دادیم. در این مقاله قصد داریم به سه مرحله بعدی فرایند فروش که مربوط به پیگیری و فروش به فرصت ها است بپردازیم:
مرحله چهارم: صدور و ارسال پیش فاکتور
پس از پیگیری فروش در صورتیکه سرنخ مربوطه تمایل به خرید داشته باشد، از حالت سرنخ خارج شده و فرصت کسب و کار محسوب میشود. در این مرحله جهت پرداخت وجه روش های مختلفی ممکن است وجود داشته باشد. از جمله فروش مستقیم که در آن قیمت نهایی حساب شده، شماره حساب اعلام و شخص اقدام به واریز به حساب مینماید. در برخی از کسب و کارها فروش به صورت صدور پیش فاکتور انجام میشود که در این حالت قبل از واریز میبایست پیش فاکتور صادر و برای شخص ارسال گردد. صدور پیش فاکتور در کسب و کارهای مختلف متفاوت است. در برخی کسب و کارها پیش فاکتور توسط بخش فروش صادر شده و در برخی دیگر توسط مدیر فروش یا بخش حسابداری انجام میشود.
برنامه ریزی این مرحله:
نیاز است که کسب و کارها دقیقا روند فروش خود و صدور پیش فاکتور را بررسی و مکتوب نمایند؟ و دقیقا مشخص کنند که کدامیک از کارمندان مسئول انجام این مرحله هستند و روال کار به چه ترتیبی است؟ بعنوان مثال در شرکت ارائه دهنده تجهیزات پزشکی ممکن است صدور پیش فاکتور توسط بخش مالی انجام شود که در این صورت کارکنان بخش فروش، کار صدور پیش فاکتور را به مسئول مربوطه در واحد مالی ارجاع میدهند و پس از صادر شدن پیش فاکتور و تائید آن، بخش مالی مجدد آن را به بخش فروش ارجاع داده و سپس بخش فروش پیش فاکتور صادر شده را برای شخص مورد نظر ارسال مینماید.
مرحله پنجم: دریافت پیش پرداخت
پس از ارسال پیش فاکتور یا شماره حساب، نوبت به مرحله پیگیری دریافت وجه یا پیش پرداخت میرسد. در این مرحله تمام یا بخشی از مبلغ سفارش به طرق مختلف مانند واریز به حساب، خرید از وب سایت، دریافت چک و … دریافت میشود. بسیاری از افراد پس از دریافت پیش فاکتور یا شماره حساب، در پرداخت وجه تعلل میکنند. در این مرحله بسته به نوع کسب و کار و سیاست های داخلی آن، کارمند مربوطه اقدام به برقراری تماس با فرصت نموده و پیگیری واریز وجه را انجام میدهند. همچنین پس از پرداخت وجه نیز نیاز است واحد فروش با واحد مالی هماهنگ کرده و از واریز وجه اطمینان حاصل کرده و پس از حصول اطمینان، اقدامات بعدی صورت پذیرد.
برنامه ریزی این مرحله:
کسب و کارها تعیین میکنند که در صورت واریز وجه، چه اتفاقی خواهد افتاد و نیاز به هماهنگی با چه کسانی است؟ یا در صورت عدم واریز وجه چه پیگیری هایی انجام شود؟ و پیگیری ها در چه فواصل زمانی انجام شود؟ باید تمامی مواردی که در پیگیری ها ممکن است از سمت فرصت مطرح شود و پاسخ آن ها پیش بینی شود؟ همچنین دقیقا میبایست مشخص شود که کدامیک از کاربران مسئول انجام امور مرتبط با این مرحله هستند. بعنوان مثال کارشناس فروش، کارشناس مالی، مدیر مالی و … و روند محول کردن امور و هماهنگی بین بخش فروش و مالی در این مرحله به چه صورت باشد؟
مرحله ششم: راه اندازی و ارائه سفارش
پس از واریز وجه، در این مرحله روند ثبت و ارسال سفارش انجام خواهد شد. بعنوان مثال در کسب و کار فروش بیمه، پس از واریز وجه، در این مرحله صدور بیمه نامه انجام خواهد شد. بسته به نوع کسب و کار در صورتیکه سفارش نیاز به ارسال داشته باشد، هماهنگی تعیین وقت و ارسال سفارش انجام خواهد شد. همچنین در صورتیکه نیاز به ارسال کارشناس باشد، در این مرحله هماهنگی ارسال کارشناس و ارائه خدمات در محل انجام میشود. بعنوان مثال در فروش اینترنت، خط در سامانه مخابرات ثبت نام شده و پس از راه اندازی خط از سمت مخابرات، نیاز به انجام هماهنگی و ارسال کارشناس به محل وجود دارد.
برنامه ریزی این مرحله:
شرکت ها دقیقا بررسی میکنند که روند کار به چه صورت است و آن را مکتوب و مستند میکنند. همچنین تعیین میکنند که ثبت سفارش ها توسط کدامیک از کارکنان انجام میشود و به چه صورت است؟ روندی که پس از ثبت سفارش می بایست انجام شود به چه صورت است؟ هماهنگی ارسال کارشناس و یا ارسال سفارش به عهده کدامیک از نیروهاست و چگونه و در چه بازه زمانی پس از ثبت سفارش میبایست انجام شود؟ برای ارسال سفارش نیاز به هماهنگی با کدام بخش هاست. بعنوان مثال در کسب و کار فروش آسانسور برای ارسال سفارش نیاز به هماهنگی با بخش انبار است و پس از هماهنگی با این بخش سفارش ارسال خواهد شد.
