نقش CRM در سیستم سازی کسب و کار

این روزها در دنیای مدیریت، اصطلاح سیستم سازی بسیار رواج یافته و بر سر زبان ها افتاده است. حتما شما هم بارها آن را شنیده اید و یا حتی ممکن است به شما هم پیشنهاد شده برای کاهش مشکلات و دغدغه های مدیریتی خود، از این علم در کسب و کارتان بهره گیرید و کسب و کار خود را سیستماتیک کنید. اگر برای شما هم سوال است که چطور میتوانید سیستم سازی کنید، در ادامه این مقاله با ما همراه باشید.

سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی کسب و کار تعاریف فراوانی دارد اما به طور ساده سیستم سازی به معنای مکتوب و مستند کردن تمامی فرایندها، دستورالعمل ها، قواعد، وظایف و رویه های سازمان است؛ به گونه ایی که ثبات و بهره وری سازمان افزایش یافته و در نهایت سازمان، کمترین میزان وابستگی را به هر یک از افراد خود؛ علی الخصوص شخص مدیر داشته باشد.

هدف سیستم سازی چیست؟

هدف سیستم سازی، استاندارد سازی تمام فرایندهای کسب و کار و در پی آن ایجاد بستر مناسب برای رشد و توسعه مداوم کسب و کار و تحقق اهداف سازمان با حداقل وابستگی به افراد است. در واقع علم سیستم سازی به دنبال مکانیزه و خودکار شدن فرایندهای سازمان، کاهش هزینه های مالی و زمانی و افزایش کارایی و درآمد سازمان است.

چرا باید سیستم سازی کنیم؟

حتما از خودتون میپرسید چرا سیستم سازی کسب و کار مهم است؟ برای درک بهتر کاربرد سیستم سازی در کسب و کار، بهتر است ابتدا ببینیم در صورت عدم سیستم سازی با چه مشکلاتی روبرو میشویم.

به طور کلی عدم سیستم سازی در کسب و کار، باعث بروز مشکل در سه حوزه می شود: 1- مدیریت 2- کارکنان 3- مشتریان

مشکلات عدم سیستم سازی در حوزه مدیریت:

راه اندازی یک کسب و کار همیشه شیرین است اما پس از گذشت مدتی با رشد کسب و کار، مشکلات و چالش های آن شروع شده و ادامه این مشکلات، مدیر را به فردی پر مشغله، کلافه و خسته تبدیل خواهد کرد.

اغلب مدیران مشغله کاری زیادی دارند. آن ها باید همیشه در محل کارشان حاضر باشند و مدام به سوالات کارکنان پاسخ دهند، به روند کارها نظارت کنند، امور جاری را پیگیری کرده و از انجام درست کارها اطمینان حاصل کنند. آن ها هیچ وقت نمی توانند با خیال راحت به مسافرت بروند و یا ساعاتی در محل کارشان حضور نداشته باشند. همیشه زودتر از کارکنان در محل کار حاضر می شوند و دیرتر از آنان به خانه میروند و اگر زمانی  هم در محل کارشان حضور نداشته باشند، کارها با آن کیفیت پیش نخواهد رفت. در این شرایط هم مجبورند به تماس های مداوم کارکنان و سوالات آنان پاسخ دهند و مدام در حال پیگیری امور از راه دور باشند.

در این کسب و کارها، مدیر بیشتر یک کارمند خوب است تا یک مدیر و کار آفرین!!! در واقع مدیر تبدیل به یکی از کارکنان سازمان شده که به خوبی  و با مسئولیت کارش را انجام میدهد و در تمام امور کم اهمیت کسب و کار دخالت و نظارت دارد و آنقدر به انجام کارهای کارمندی مشغول است که وقتی برای رسیدگی به امور مهم تر و مدیریت کردن به معنای واقعی ندارد.

این دامی است که اغلب مدیران در آن افتاده و به آن اسیر شده اند. جمع کثیری از مدیران به صورت مداوم در حال دست و پنجه نرم کردن با  چنین مشکلاتی هستند و متاسفانه علی رغم تمام تلاش ها، به نتایج مطلوب دست نیافته و روند رشد کسب و کارشان کُند و بعضا نا امید کننده است.

مشکلات عدم سیستم سازی در حوزه کارکنان:

در مجموعه هایی که سیستم سازی در آن ها صورت نمی گیرد، کارکنان نمی دانند باید چه کاری انجام دهند و چه کاری را انجام ندهند. آن ها نمی دانند انجام چه کاری در اولویت است. کارکنان مجبورند برای انجام هر کاری اول با مدیر هماهنگ کنند و سپس آن را انجام دهند. آن ها مدام در حال سوال پرسیدن از مدیر و سایر همکاران خود هستند. وقتی که مدیر در مجموعه نباشد و نتوانند با وی تماس بگیرند، مجبورند دست به تصمیم گیری و اقدامات سلیقه ایی بزنند و کارها را بر اساس آنچه که خودشان فکر میکنند درست است پیش ببرند.

در این سازمان ها ناهماهنگی در انجام کارها زیاد است، دوباره کاری و اتلاف زمان زیاد رخ میدهد و میزان فراموشی در پیگیری امور و میزان اشتباهات کارکنان بالاست. این مشکلات به صورت فرسایشی ادامه پیدا میکند تا جایی که توان، انگیزه و انرژی کارکنان از بین رفته و در نهایت نارضایتی آنان روز به روز بیشتر می شود.

به دلیل شفاهی بودن امور کسب و کار، اطلاعات در ذهن افراد است. به همین دلیل در چنین کسب و کارهایی وابستگی به افراد زیاد است و در صورتی که هر یک از کارکنان سازمان را ترک کنند ضربه ایی به کسب و کار وارد می شود. چرا که اطلاعات این کسب و کارها در ذهن افراد است و با رفتن هر کارمند بخشی از اطلاعات کسب و کار کنده شده و با وی از بین میرود. حتی گاهی ممکن است آن شخص اطلاعات را به شرکت رقیب برده و ضرر بزرگتری به سازمان وارد کند.

در این شرایط آموزش نیروهای جدید نیز سخت و نیازمند صرف زمان و انرژی زیادی است و با تمام این ها معلوم نیست با آن فرد جدید هم به نتیجه برسیم و ممکن است بعد از گذشت مدتی، همکاری با وی نیز قطع شده و مجبور باشیم به دنبال نیروی دیگری بگردیم و این داستان چقدر ادامه پیدا کند!!!

مشکلات عدم سیستم سازی در حوزه مشتریان:

به دلیل اینکه در این کسب وکارها فرایندهای مرتبط با فروش مشخص نیست، پیگیری امور مرتبط با مشتریان به کندی انجام می شود. مشتریان در هر بار تعامل خود با سازمان، با نحوه پاسخگویی متفاوتی روبرو می شوند. سفارش ها با تاخیر انجام شده و پیگیری امور مشتریان به فراموشی سپرده می شود.

مشتریان مجبورند در هر بار تماس با سازمان، مشکل خود را از اول شرح داده و به سوال های تکراری جواب دهند؛ به این دلیل که فردی که تماس آن ها را جواب میدهد نمی داند او کدام مشتری است، چه مشکلی دارد و آخرین بار با کدام همکارشان و در چه رابطه ایی صحبت کرده است.

در این کسب و کارها مشتریان سردرگم خواهند بود. آنان به خوبی حس میکنند که با سازمانی غیر حرفه ایی، نابسامان و بیمار روبه رو هستند. بنابراین تعداد مشتریان ناراضی روز به روز افزایش یافته و ریزش مشتریان زیاد می شود.

در این کسب و کارها علاوه بر ضعف در نگهداشت مشتریان قبلی، در حوزه جذب مشتریان جدید نیز مشکلات بسیاری وجود دارد. کمپین های تبلیغاتی موفق نیست و کارکنان در جذب مشتریان جدید و موفق کردن فرصت ها ناموفق بوده و  عارضه یابی آن سخت و بعضا ناممکن است.

بنابراین در یک جمله می توان اینطور گفت که :

عدم سیستم سازی باعث می شود با سازمانی مواجه شویم که مدیر آن نمی تواند آن را به گونه ایی مطلوب اداره کند، کارمندان نمی دانند باید چه کارهایی انجام دهند و مشتریان آن نمی دانند چه خدماتی دریافت می کنند.

راه حل تمام این مشکلات فقط یک چیز است و آن سیستم سازی کسب و کار است.

مزایای سیستم سازی چیست؟

با سیستم سازی، وابستگی کسب و کار به مدیر کاهش یافته و کارها با کمترین نظارت و دخالت مدیر و با کیفیتی به مراتب بهتر انجام می شود. با پیاده سازی این روش، مدیر دیگر در امور پیش پا افتاده دخالت نداشته و زمان بیشتری خواهد داشت که بتواند به امور مهم از جمله توسعه کسب و کار، بهبود فرایندها، شرکت در دوره های آموزشی، ارتباط سازی، پیاده سازی ایده ها، برنامه ریزی و ارتقای سطح کسب و کار بپردازد.

با سیستم سازی بخش مهمی از زمان مدیران، صرف “نحوه مدیریت کردن و اداره کسب و کار” می شود نه اینکه خود بخشی از انجام کارها بوده و به کارهای کارمندی بپردازند.

علاوه بر این ها سیستم سازی وابستگی کسب و کار به افراد را کم میکند. با این روش اطلاعات کسب و کار منحصرا در ذهن افراد نیست و همه چیز مکتوب و مستند می شود. بنابراین با قطع همکاری با هر کارمند، سازمان دچار بحران نشده و با کمترین میزان مشکل روبرو می شود.

با سیستم سازی کارکنان جدید از دانش و تجربه چند ساله مدیر و سایر کارکنان بهره خواهند برد و سریعتر آموزش دیده و به روند امور مسلط خواهند شد.

همچنین در سازمان هایی که از علم سیستم سازی بهره گرفته اند، مشتریان از ارئه خدمات و نحوه پاسخگویی  سازمان راضی خواهند بود، حس اعتماد بیشتری به کسب و کار دارند و وفادارترند. کمپین های تبلیغاتی اثربخش تر است و کارکنان در جذب فرصت ها موفق تر عمل می کنند.

از جمله مزایای سیستم سازی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

1. سیستم محور شدن کسب و کار
2. زمان آزاد بیشتر مدیر و کارکنان
3. افزایش کارایی و بهره وری تیم
4. افزایش سود و راندمان سازمان
5. رشد سریع و نامحدود کسب و کار
6. کاهش هزینه های کسب و کار
7. افزایش همکاری تیمی
8. افزایش حافظه سازمانی
9. افزایش انگیزه و کارایی کارکنان
10. رشد سریعتر کارکنان جدید
11. کاهش خطای انسانی
12. اولویت بندی و تقدم و تاخر کارها
13. ارائه خدمات مطلوب به مشتریان
14. کاهش وابستگی به افراد
15. پیاده سازی سیستم مدیریت دانش
16. زمان آزاد برای بهره گیری از ایده های نو
17. عارضه یابی و پیگیری علت مشکلات
18. پیشگیری از بروز مشکلات تکراری
19. امکان کنترل کسب و کار از راه دور

یک مثال از سیستم سازی :

ممکن است برای شما هم پیش آمده که چند بار از رستورانی غذایی خاص را سفارش داده و از طعم خوب آن لذت برده اید و پس مدتی برای بار چندم قصد میکنید مجدد به آن رستوران رفته و همان غذا را سفارش دهید اما این بار با طعم و کیفیت متفاوتی روبرو می شوید. متعجب شده و مشکل را با مدیر یا یکی از کارکنان رستوران مطرح میکنید و ایشان ضمن عذرخواهی، این طور عنوان می کنند که امروز آشپز مجموعه مرخصی بوده و فرد دیگری غذا را درست کرده است.

فکر میکنید علت بروز این مشکل چیست؟ بله دقیقا علت بروز این مشکل عدم سیستم سازی و عدم مستندسازی دستور العمل ها در این رستوران است. اگر این رستوران سیستم سازی را به معنای درست آن انجام داده بود، با مرخصی یا ترک کار هر یک از کارکنان، کیفیت غذا و خدمات آن زیر و رو نمیشد و  مشتریان همواره با کیفیت ثابتی هم در طعم غذا و هم در خدمات ارائه شده روبرو بودند.

بهترین نمونه های سیستم سازی موفق در دنیا :

مک دونالد و KFC بهترین مثال از سیستم سازی در حوزه مواد غذایی هستند. مک دونالد بزرگترین رستوران زنجیره ایی در جهان است که بیش از 37.000 شعبه در دنیا دارد و روزانه به حدود 64 میلیون مشتری خدمات میدهد. اما با وجود تعداد زیاد شعبات در سراسر دنیا، فرقی نمیکند که به کدامیک از شعب آن مراجعه کنید. در استرالیا یک برگر سفارش دهید یا در آمریکا، آلمان  و یا در ژاپن. شما در تمام شعب غذای یکسان را با کیفیت یکسان و خدمات یکسان دریافت خواهید کرد.

تصور کنید که صاحب رستوران مک دونالد، میخواست خودش در تمام کارها از جمله تهیه مواد اولیه، آماده سازی برگرها، آماده کردن سفارشات و …  نظارت و دخالت کند. در این شرایط چه پیش می آمد؟ مسلما هرگز نمیتوانست بیشتر از یک شعبه تاسیس کند.

از جمله نمونه های موفق دیگر در دنیا میتوان به شرکت های گوگل، مایکروسافت، اپل و آمازون با هزاران کارمند اشاره کرد. مسلما مدیران و کارآفرینان این کسب و کارها، از علم سیستم سازی بهره گرفته اند. در غیر اینصورت هرگز نمی توانستند تا این حد رشد کرده و موفق شوند.

چه کسب و کارهایی میبایست سیستم سازی کنند؟

اغلب افرادتصور میکنند که سیستم سازی فقط برای کسب و کارهای بزرگ است. در حالی که این تفکر اشتباه است. باید گفت که هر صاحب کسب و کاری که به دنبال رشد است به سیستم سازی نیاز دارد و اگر در کسب و کاری سیستم سازی صورت نگیرد، نمیتواند رشد کند و رشد آن در مقطعی متوقف خواهد شد. بنابراین هر  مدیری که به دنبال رشد و توسعه کسب و کار خود باشد، مجبور به عبور از پُل سیستم سازی است.

چرا اغلب مدیران سیستم سازی نمی کنند؟

علت های مختلفی میتوان برای این امر در نظر گرفت اما پنج دلیل اصلی برای اینکه اغلب مدیران کسب و کار خود را سیستماتیک نمی کنند وجود دارد:

1. عدم آگاهی و دانش
2. ترس از واگذاری کارها به دیگران
3. عدم اعتقاد به تکنولوژی
4. ایده آل گرایی مدیر
5. مشغله زیاد مدیر

چطور سیستم سازی کنیم و تبدیل به یک سیستم ساز شویم؟

برای شروع سیستم سازی می بایست روند فعلی کسب و کار خود را بررسی کنید و تمامی قوانین، مقررات، دستورالعمل ها، چارچوب ها و قواعد را مکتوب و مستند نمایید. در واقع باید یک استاندارد یکسان برای انجام تمامی کارهایی که قابل تکرار هستند ایجاد کنید.

برای نوشتن دستورالعمل ها لازم است قبل از هر چیز تمام کارهایی که به عنوان مدیر انجام میدهید را یادداشت کنید و از کارکنان خود هم بخواهید همین کار را انجام دهند و تمام کارهایی که روزانه انجام میدهند و روندی که آن کارها را انجام میدهند را یادداشت کنند. دقت کنید که حتی کارهای جزئی و پیش پا افتاده باید قید شود.

بعد از چند روز همه چیز آماده است.

حال دستورالعمل های مربوط به تمام بخش ها از جمله بخش بازاریابی، فروش، مالی، اداری، تولید، نیروی انسانی، خدماتی و هر بخش دیگری که در کسب و کار خود دارید را مکتوب کنید و تمام مواردی که به ذهنتان میرسد را در آن قید کنید. دقت کنید تمام دستورالعمل ها را تا جای ممکن یادداشت کنید. از دستورالعمل های ساده ایی چون نوع پوشش، نحوه استفاده از تلفن همراه، نحوه گرفتن پیک برای شرکت تا دستورالعمل و فرایندهای پیچیده تری مثل پیگیری شکایت مشتریان و استخدام نیروی جدید را مستند کنید. نگران نباشید اگر موردی را فراموش کردید میتوانید به مرور زمان به آن اضاف کنید.

کارهای خودتان را اولویت بندی کنید و هر کدام را که ضرورت ندارد حتما خودتان انجام دهید را به کارکنان واگذار کنید. دقت کنیدفقط کارهای اصلی و کلیدی را برای خودتان نگه دارید و تمام کارها و تصمیم گیری های کوچک و کم اهمیت را به کارکنان واگذار کنید. برای واگذار کردن این کارها به کارکنان سمت، تخصص، توانایی و میزان مشغله آن ها را در نظر داشته باشید.

شرح وظایف کارکنان خود را بر اساس دستورالعمل ها و روند جدید یادداشت کنید. دستورالعمل ها و شرح وظایف را در یک نرم افزار مناسب ثبت کرده و به آنان ابلاغ کنید. همچنین فرایند انجام کارها را در این نرم افزار پیاده سازی کنید و روند را تا جای ممکن سیستمی کنید.

لازم به ذکر است در شروع کار نیاز نیست کسب و کار خود را کن فیکون کنید. بلکه آهسته آهسته پیش روید. چرا که ممکن است اگر به یکباره تغییرات زیادی ایجاد کنید، کارکنان با تغییرات شما مخالفت کرده و نسبت به آن مقاومت کنند.

حال کارها را بر اساس روند جدید پیش ببرید و سعی کنید کمترین میزان دخالت در تصمیم گیری های کارکنان داشته باشید. نگران بروز اشتباهات در ابتدای کار نباشید. در شروع ممکن است آن ها اشتباه کنند و این طبیعی است. شما فقط به روند کار نظارت کنید و درسی که با بروز هر اشتباه کسب شده است را در دستورالعمل ها لحاظ کنید تا دیگر اتفاق نیفتد.

نکته ی بسیار مهمی که باید به آن دقت کنید این است  که حتما می بایست بر اساس تجربیات کسب شده،  دستورالعمل ها و فرایندها را تحلیل و بروزرسانی کنید و همواره آن ها را بهبود دهید. فراموش نکنید سیستم سازی کسب و کار سخت نیست اما پیاده سازی آن نیازمند تلاشی پیوسته است.

سیستم سازی و مدیریت دانش:

یکی از مهم ترین موارد در مدیریت کسب و کار، مدیریت دانش و نحوه انتقال آن بین کارکنان است. مسلما شما و کارکنانتان دارای یکسری تجربیات و اطلاعات ارزشمند در حوزه کاری و تخصص خود هستید و با توجه به اتفاقاتی که روزانه در کسب و کار خود تجربه میکنید، این تجربیات و دانش دائما در حال رشد است. اگر این تجربیات به خوبی بین همکاران به اشتراک گذاشته نشود، باعث ایجاد مشکلاتی مانند بروز خطا و اشتباهات زیاد، دوباره کاری، اتلاف زمان و منابع و کاهش انگیزه کارکنان می شود.

شما برای موفقیت هر چه بیشتر باید دانش به دست آمده در کسب و کار خود را مستند کرده و به مرور آن را به یک درخت دانش قوی تبدیل کرده و اطلاعات آن را به شکلی موثر در اختیار کارکنان خود قرار دهید و با دائماً اطلاعات آن را بروزرسانی کرده و کارایی آن را روز به روز افزایش دهید.

بعنوان مثال در نظر بگیرید که شما ماه پیش با مشکلی در رابطه با نقص فنی در یکی از محصولاتتان مواجه شدید و پس از صرف زمانی چند ساعته راه حل مشکل را پیدا کرده و موفق شده اید آن را حل کنید. امروز یک نفر از همکارانتان دقیقا با همان مشکل مواجه شده و چون اطلاع ندارد که شما از نحوه حل آن مطلع هستید، آن را با شما مطرح نکرده و چند ساعت از وقتش را صرف پیدا کردن راه حل آن میکند و یا اینکه مشکل را با شما مطرح میکند و شما نحوه برطرف کردن مشکل را به وی آموزش میدهید. سوال اینجاست. آیا تضمینی وجود دارد که هفته بعد یک نفر دیگر از همکارانتان با این مشکل روبرو نشود؟ نه تضمینی نیست.

در کسب و کارها بروز این قسم مسائل کوچک و بزرگ مصادیق زیادی دارد. وقتی شما در کسب و کار خود سیستم سازی نکرده اید و همه چیز شفاهی است، تقریبا برای هر مشکل جدیدی این مورد پیش می آید. بروز این مشکلات علاوه بر اتلاف وقت شما و همکارانتان، باعث صرف انرژی چندباره شما بابت آموزش آن نیز خواهد شد. در صورتی که اگر سیستم سازی کنید، همان بار اول که چنین اتفاقی در کسب و کار شما پیش بیاید آن مشکل و آموزش نحوه رفع آن را ثبت شده و تبدیل به دستورالعمل خواهد شد. با این کار هر زمان که همکاران شما با این مشکل روبرو شوند با صرف کمترین زمان به آن آموزش دسترسی خواهند داشت و هرگز وقت خود را صرف یافتن علت بروز آن مشکل و نحوه حل آن نخواهند کرد و زمان شما نیز صرف آموزش چندباره به آنان نخواهد شد. ضمن اینکه وقتی سیستم سازی میکنید، اگر مشکلی چندبار در کسب و کار شما پیش آید به راحتی قابل رهگیری است و اگر محصول شما ضعف یا نقصی دارد و یا تامین کننده ایی که با آن کار میکنید مشکلی در محصولات یا خدمات خود دارد خیلی سریعتر متوجه شده و در پی حل مشکل برخواهید آمد.

در واقع با سیستم سازی هر اتفاقی که در کسب و کار شما فقط یک بار پیش آید، برای همیشه مستند شده و قابل رجوع خواهد بود. در اصل میتوان اینطور عنوان کرد که هسته اصلی سیستم سازی، مستندسازی تمامی فرایندها، رویه ها و فعالیت های قابل تکرار  است.

نقش نرم افزار سی آر ام در سیستم سازی چیست؟

نرم افزارهای زیادی وجود دارند که می توانند برای اموری از جمله ساده تر کردن فرایندها، مدیریت گردش کار، مدیریت وظایف و پیگیری ها مورد استفاده قرار گیرند اما یکی از مهمترین ابزارهای سیستم سازی در کسب و کارها نرم افزارهای CRM هستند.

نقش نرم افزارهای CRM در تجارت امروز بسیار کلیدی و حیاتی است. به وسیله CRM شما میتوانید تقریبا تمام فرایندها و جنبه های مرتبط با فروش خود را سیستماتیک کنید. از بخش بازاریابی گرفته تا مدیریت قیف فروش و پیگیری فرصت ها و در نهایت مدیریت خدمات پس از فروش.

کارکنان بخش فروش باید به اطلاعات فرصت ها دسترسی داشته باشند و بدانند یک فرصت دقیقا در کجای چرخه فروش قرار دارد. مدیریت این امر کمک میکند جذب مشتریان جدید بیشتر شود. در کنار آن عدم مدیریت خدمات مشتریان و عدم ارائه خدمات مناسب به آنان، می تواند باعث شکست کسب و کار شما باشد. بسیار مهم است که کارکنان بخش فروش بتوانند با مشتریان تعامل خوبی برقرار کنند و به طور مدام به بهبود تجربه مشتریان بپردازند.

کلیه تعاملات با مشتریان به وسیله سی آر ام مکتوب و مستند می شود و فرایندهای کسب و کار خصوصا فرایند فروش و خدمات پس از فروش تعیین شده و کارها در فرایندهای تعیین شده پیش خواهد رفت.

با  CRMارتباط بین بخش های مختلف کسب وکار سیستمی شده و کارها از طریق سیستم بین کارکنان بخش های مختلف رد و بدل می شود.

برخی از سی آر ام ها ابزاری در اختیار شما قرار میدهند که به وسیله آن میتوانید قواعد، دستورالعمل ها و شرح وظایف کارکنان را در آن مستند کرده و به آنان ابلاغ کنید و بر اساس تجربیات کسب شده آن ها را بروزرسانی کنید.

به وسیله یک نرم افزار سی آر ام میتوانید کارها را به کارکنان بسپارید و به راحتی بر روند انجام کارها نظارت کنید.

CRM های ابری و تحت وب به شما امکان کنترل مجموعه از راه دور را میدهد و میتوانید در هر کجای دنیا که باشید عملکرد مجموعه خود را کنترل کنید. گزارش تعداد فعالیت ها، تماس ها و پیگیری های انجام شده را مشاهده کنید و  حتی گزارش زنده و لحظه ایی فعالیت ها را ببنید. میتوانید در صورت نیاز پاسخ سوالات کارکنان خودتان را بدهید و امور را مانند زمانی که در محل کار خود هستید کنترل کنید.

سی آر ام ها کمک می کنند تا سرعت توسعه کسب و کار خود را بیشتر کرده و با سرعت بیشتری به اهداف خود دست یابید. آن ها کمک میکنند بتوانید پیش زمینه رشد نامحدود کسب و کار خود را فراهم کنید و آن را آماده رشد کنید. همچنین منظم شدن پیگیری ها، افزایش همکاری تیمی، کاهش فراموشی، سیستم محور شدن کسب و کار، کاهش وابستگی به افراد،عارضه یابی سریع مشکلات و پیگیری علت بروز هر مشکل و روشن شدن تمام جنبه های کسب و کار همگی از مزایای  پیاده سازی یک سی آر ام خوب است.

در واقع میتوان اینطور بیان کرده که هر چیزی که نیاز دارید تا مجموعه خود را از شفاهی به سیستماتیک تبدیل کنید را یک نرم افزار سی آر ام خوب دارد.

سخن پایانی:

سیستم سازی شامل تعریف نحوه اجرای فرآیندها یا  (SOPs) (رویه های استاندارد عملیاتی) کسب و کار است. این علم یکی از الزامات ضروری برای رسیدن به موفقیت در هر سازمانی صرف نظر از اندازه آن است. سیستم سازی کمک میکند فرایندهای کسب و کار  و رویه های سازمان نظام مند شود و در پی آن نظم و همکاری تیمی رشد کرده، کارایی کارکنان افزایش یابد و آنان با کیفیت بیشتری کارشان را انجام دهند، مشتریان خدمات با کیفیت تری دریافت کرده و رضایت بیشتری داشته باشند، ریسک ها و هزینه های سازمان کاهش یافته و در نهایت مدیران بتوانند با خاطری آسوده تر به توسعه تجارت خود بپردازند. در یک کلام سیستم سازی کسب و کار شما را برای یک موفقیت بلند مدت و نامحدود آماده میکند.