اکسل یا CRM ؟

در چنین شرایطی اصرار به ادامه استفاده از این ابزارها بیشتر شبیه یک شوخی هست. به همین دلیل است که صاحبان مشاغل باهوش به جای آن، از یک ابزار جامع تر، وسیع تر و مقیاس پذیرتر استفاده میکنند و آن چیزی نیست جز یک نرم افزار CRM. نرم افزاری که به صورت مداوم داده های کسب و کار را آنلایز کرده،  فروش را به حداکثر رسانده و تجربه مشتریان را بهبود میدهد.

Excel ابزار رایگانی است و با توجه به امکاناتی که به شما میدهد، مدیران زیادی را به این اشتباه می اندازد که تصور میکنند این ابزار برای مدیریت داده های کسب و کار کافی است اما باید گفت که اینطور نیست چرا که این نرم افزار برای این منظور طراحی نشده است و محدودیت هایی دارد و گاهی اوقات به آن لقب “بدترین ابزار CRM در جهان” داده می شود.

از جمله این محدودیت ها و مشکلات میتوان به موارد زیر اشاره کرد (که البته برای تمام ابزارهای دیگر نیز صدق میکند):

بروز نبودن اطلاعات در Excel: با بهره گیری از Excel در کسب و کار، هرگز نمیتوانید اطمینان حاصل کنید که فایل Excel شما بروز است در حالی که با استفاده از CRM همواره جدیدترین اطلاعات را در اختیار دارید.

Excel به شما فرصتی برای کار همزمان نمی دهد: اگر چندین نفر بخواهند به طور همزمان روی یک فایل کار کنند، پیگیری همه تغییرات سخت و دشوار است و تا حدی غیر ممکن است.

عدم کنترل دقیق عملکردها: کنترل و نظارت بر عملکرد کاربران در Excel سخت است بعنوان مثال پیدا کردن کسی که محتوای یک سلول را تغییر داده است، به راحتی امکانپذیر نیست.

امکان بروز خطای کاربران در Excel بالاست: در Excel احتمال خطای انسانی بیشتر بوده و پیدا کردن علت مشکل به وجود آمده و بازیابی آن، نیازمند صرف زمان بیشتری بوده و بعضا ناممکن است.

دسترسی مناسب تمام افراد به اطلاعات: اشتراک گذاری فایل های Excel به صورتی که فایل مورد نظر به گونه ایی مناسب و موثر در دسترس تمام افراد مرتبط قرار بگیرد سخت است.

مدیریت سخت فروش ها: کنترل روند فروش های جاری، سرنخ ها و پیگیری های در جریان و مرتبط کردن داده ها به یکدیگر، در فایل Excel سخت است. ضمن اینکه، وارد کردن یادداشت‌های دقیق مانند خلاصه‌ یک تماس تلفنی یا جلسه در یک سلول، برای کاربران دشوار است.

از دست رفتن فرصت های فروش: این برنامه به طور فعال یادآوری ها را برای تیم شما ارسال نمیکند و سیستم اولویت‌بندی کارها را ندارد. این باعث از دست رفتن و فراموشی زمان پیگیری فرصت های فروش میشود.

کندی Excel در حجم زیاد داده ها: کُندی در هنگام کار با داده‌های حجیم، خارج از حوصله کاربران بوده و باعث از دست رفتن زمان میشود. ضمن اینکه این مشکل شاید شما را مجبور به تجزیه فایل ها کند که ممکن است باعث از دست رفتن یکپارچگی داده ها شود.

عدم سازگاری با سیستم عامل های دیگر: اگر بخواهید فایل Excel خود را برای سیستم دیگری به اشتراک بگذارید ممکن است با مشکلاتی مثل باز نشدن فایل و به هم ریختگی فایل مواجه شوید.

پایین بودن امنیت اطلاعات: اطلاعات در Excel به اشتراک گذاشته و به سیستم های مختلف ارسال میشود، ضمن اینکه Excel قابلیت تعیین سطح دسترسی برای افراد مختلف را ندارد. لذا احتمال از دست رفتن اطلاعات زیاد است و ممکن است اطلاعات خراب، حذف، دزدیده، گمشده و یا آسیب ببیند.

عدم بهره گیری از فرایندهای خودکار: Excel ابزاری برای ثبت و کنترل فرایندهای کسب و کار ندارد. در حالی که اتوماتیک سازی فرایندها و مدیریت و کنترل آن از اصلی ترین امکانات یک نرم افزار CRM است.

نیازمندی به سایر ابزارها : اطلاع رسانی های درون سازمانی و موارد مرتبط با داده ها و فروش از طریق فایل میسر نبوده و معمولا نیازمند ابزار دیگری مانند ایمیل، چت، واتساپ و … است اما CRM این امکان به سادگی فراهم شده و همه چیز مکتوب و مستند میشود.

عدم دسترسی کامل به امکانات در تلفن همراه : در موبایل امکان استفاده آسان از Excel وجود ندارد و بیشتر برای خواندن اطلاعات استفاده میشود. در حالی که مهم است که بتوانید درحین حرکت به اطلاعات دسترسی داشته باشید.

گزاراشات دستی: در Excel برای تدوین گزارشات میبایست به صورت دستی اقدام نمود. در حالی که قابلیت‌های تحلیلی CRM در لحظه گزارش کلیه بخش های سازمان و موارد مورد نیاز را ارائه میدهد.

مسلما هرگز نمیتوان منکر ارزشمندی این ابزارها شد و مزایای بیشمار آن ها را نادیده گرفت اما صرف اینکه Excel و سایر ابزارها مانندWord – email  و … ابزارهای کاربردی و قدرتمندی هستند، به این معنی نیست که بهترین ابزار برای رشد کسب و کار می باشند. این ابزارها در مدیریت ارتباط با مشتریان و کنترل کسب و کار، قدرت یک نرم افزار CRM را ندارند. چرا که این ابزارها برای این منظور طراحی نشده اند. بنابراین کار کردن با Excel برای انجام کارهای مربوط به مدیریت کسب و کار و مشتریان مانند راه رفتن روی لبه تیغ است.

در پایان اگر قبلاً حداقل یکی از مشکلات بالا را تجربه کرده اید، به این معنی است که در مدیریت مشتریان خود به محدودیت رسیده اید و اکنون زمان مناسبی است که به سمت پیاده سازی یک CRM بروید.

اولین صفحه گسترده در سال هزار و نهصد و هفتاد و هشت به بازار آمد و چند سال پس از آن درسال هزار و نهصد و هشتاد و هفت اولین نسخه تحت ویندوز اکسل بوجود آمد. بیش از سه دهه است که این نرم افزار پدید آمده و در عرض مدت زمان کوتاهی توانست به یکی از ابزارهای پرکاربرد و محبوب در کسب و کارها تبدیل شده و در دنیای تجارت برجسته شود.

سوالی که در اغلب مشاغل مطرح میشود این است که آیا باید یک نرم افزار سی آر ام داشته باشیم یا یک اکسل از اطلاعات مشتریان کافی است؟

اکسل ابزاری فوق العاده قوی است که در دنیای کسب و کار و تجارت، موارد استفاده زیادی دارد. فرمت جدولی اکسل، انجام محاسبات پیچیده و ردیابی داده ها را ممکن میکند و به افراد این اجازه را میدهد که داده های خود خصوصا داده های مالی خود را تحلیل کنند و گزارش های مورد نیازشان را تهیه کنند. اما مسلما اکسل با تمام توانمندی هایش یک پایگاه داده نیست. شاید بتوان یکی از دلایل توجه مدیران به این ابزار را رایگان بودن آن دانست اما باید پرسید که رایگان بودن به چه قیمتی؟